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Tino M. Böhler, M.A.,
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Portfoliomanagement ≠ Projektmanagement, oder: Wer kann es sich leisten, die falschen Projekte richtig zu realisieren?

Gastbeitrag, Autor ist Jörg Rietsch, Geschäftsführer der amanit Unternehmensberatung GmbH, Freiburg

Portfoliomanagement als Methode zur erweiterten Unternehmensführung

Portfoliomanagement ist nicht nur eine Frage der IT, sondern unterstützt die Unternehmensprozesse und die damit verbundenen Entscheidungen zu allen Investitionen und Projekten und entfaltet seinen Mehrwert als Teil der Strategie- und Planungsprozesse, Finanzprozesse (Business Case, Budgetierungs- und Controlling-Prozesse), Projektplanung und –steuerung, Ressourcenplanung, Risikosteuerung und Unternehmenssteuerung.

Portfoliomanagement ≠ Projektmanagement (PM)

Provokativ gesehen hat Portfoliomanagement nichts mit Projektmanagement zu tun. Es existieren teilweise sogar extrem konträre Interessen. Portfoliomanagement möchte den größtmöglichen Nutzen erzielen und Risiken im Gesamtzusammenhang vermeiden. Strategische Ziele, kurzfristig taktische Stossrichtungen und wirtschaftliche Entscheidungen erfordern auch unpopuläre Entscheidungen.  Eine gut gelebte PM-Kultur versorgt das Portfoliomanagement mit stabilen Kennzahlen und Informationen und ist daher ein zusätzlicher Erfolgsfaktor für das Portfoliomanagement.

Portfoliomanagement beantwortet folgende Fragen

  • Wie hoch ist der gesamte „Return on Investment“ (geplant und tatsächlich)?
  • Wie passend wird investiert (aus strategischer aber auch aus wirtschaftlicher Perspektive)?
  • Wie hoch und in welchen Bereichen ist man Risiken ausgesetzt?
  • Welche Möglichkeiten zur Reduktion von Investitionen sind vorhanden?
  • Können Investitionen nutzbringender eingesetzt werden?
  • Was sind die Auswirkungen heutiger Entscheidungen auf die zukünftige Budget- und Kostensituation?

Portfoliomanagement…

  • stellt Kennzahlen zur einheitlichen Bewertung, Priorisierung und Steuerung des Gesamtportfolios zur Verfügung,
  • schafft Transparenz über alle (Projekt-) Investitionen (IT, Organisation, Entwicklung, Maschinen, Immobilien…) und
  • begleitet die Investitionen über den kompletten Lebenszyklus und der Nutzen-Nachverfolgung.

Voraussetzung für erfolgreiches Portfoliomanagement

Die im Portfoliomanagement geschaffene Transparenz sorgt für ein permanentes Spannungsfeld. Dieses gilt es über entsprechende Maßnahmen, Kompetenzen und Aufgaben zu reduzieren. Allen beteiligten muss klar sein, dass der „Portfoliomanager“ im Namen der Geschäftsleitung unterwegs ist und alle Kompetenzen hat Informationen und das „Leben“ der Prozesse einzufordern.

Das Management muss die Ergebnisse aus dem Portfoliomanagement tatsächlich „wollen“. Nicht immer zeigen diese das Wunschdenken der Geschäftsleitung auf. Es gehört also auch der Mut dazu sich den Tatsachen zu stellen und Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen als Einheit weiter bringen.

Kann der Einsatz von Software das Portfoliomanagement unterstützen?

Excel, selbst entwickelte Access-Datenbanken, Workflow- und Dokumentenmanagement Systeme stossen in diesem  dynamischen und multidimensionalen Umfeld sehr schnell an ihre Grenzen. Ein Datawarehouse ist keine Alternative, da sie auf bestehenden Daten zurückgreifen und davon ausgehen, dass stets die gleichen Reports erstellt werden.

Eine professionelle, datenbankgestützte Software löst diese Herausforderungen und passt sich flexibel an die Unternehmensbedürfnisse an.

Risiken und Best of Breed-Ansatz

Überfrachtete und zu komplexe Lösungen werden von Beteiligten als „Ausrede“ für die Nichteinhaltung von Prozessen und Verantwortungen herangezogen. Ein Best of Breed-Ansatz, also die Idee, Spezial-Lösungen mit ihren Stärken einzusetzen und mit wenigen, intelligenten Schnittstellen zu verbinden, kann hier Erfolg versprechender sein, als eine einheitliche Lösung unternehmensweit über alle Hierarchieebenen hinweg auszurollen.

Fazit

Portfoliomanagement als Organisationseinheit und Methode in die Unternehmensprozesse eingebunden liefert einen echten Mehrwert mit der Möglichkeit eine dauerhafte Optimierung der Investitionslandschaft aus strategischer und wirtschaftlicher Sicht zu generieren. Es liefert ergänzende Entscheidungsinformationen aus einer eigenen Perspektive und unterstützt somit die Innovations- und Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens. Wichtig ist es zu erkennen, dass im Portfoliomanagement mit einer gewissen „Unschärfe“ qualitativ hochwertige und fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Ein zu hohes Maß an Perfektionismus und Detaillierungsgrad verhindert den Erfolg und den damit verbundenen Nutzen des Portfoliomanagements.

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