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Tino M. Böhler, M.A.,
Jahrgang 1963,
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AXA Winterthur setzt auf IT-gestütztes Projekt-Portfolio-Management: „Reduktion des Investitionsvolumens bei gleichzeitiger Erhöhung der Wertschöpfung!“

Die AXA Winterthur ist nach eignen Angaben die Nummer 1 im Versicherungsmarkt Schweiz. Die Produktpalette umfasst sämtliche Nichtleben-Versicherungen wie Personen-, Sach-, Haftpflicht-, Fahrzeug-, Kredit- und Reiseversicherungen sowie innovative und umfassende Vorsorgelösungen für Private und Unternehmen. Das Unternehmen mit rund 4.300 Mitarbeitern und einem Geschäftsvolumen von 10 Milliarden Schweizer Franken verfügt zudem über ein Vertriebsnetz mit über 300 selbstständigen Generalagenturen und Agenturen mit rund 2.900 Mitarbeitern, die exklusiv für AXA Winterthur tätig sind. Über 1,6 Millionen Privat- und Geschäftskunden im Kernmarkt Schweiz sind bei der AXA Winterthur versichert. Im Rahmen eines internen Strategiewechsels von Kosteneinsparung hin zu Wachstum – und um dann in einem extrem strapazierten Finanzmarkt in Zukunft für die Kunden auch die richtigen Versicherungsprodukte zur richtigen Zeit am Markt zu haben – entschloss man sich 2006 für die Anschaffung eines IT-gestützten Projekt-Portfolio-Management Tool. Seit 2009 setzt man dabei als Dienstleister und Implementierungspartner auf die amanit Unternehmensberatung GmbH, Freiburg im Breisgau.

Daniel Schläpfer, Head Project Portfolio Management AXA Winterthur, erinnert sich an die Ausgangssituation: „Vor Einführung des PPM Tool (Oracle Primavera Portfolio Manager) mussten wir viel händisch erledigen, also ohne irgendwelche unterstützende Werkzeuge wie etwa von Oracle oder ähnliche Produkte. Vor etwa fünf Jahren entschlossen wir uns dann, das Ganze zu automatisieren.“ So gab es nach einer gründlichen Marktsondierung auch zahlreiche Gespräche mit Anbietern wie beispielsweise SAP, Microsoft oder Hewlett Packard. „In diesem Zusammenhang schloss sich für uns der Kreis, denn wir kamen in den vergangenen zwei Jahren auf Tagungen, bei Round Tables oder auf Messen sehr schnell – wieder – mit der amanit Unternehmensberatung in Kontakt“, resümiert Daniel Schläpfer den Findungs- und Entscheidungsprozess. Und da das amanit-Team in einem anderen Unternehmenskonstrukt schon vor Jahren bei AXA Winterthur die gesamte Projektlandschaft in einem Piloten erfolgreich abgebildet hatte, kam der Dienstleister auch dieses Mal wieder in die nähere Auswahl. „Wir wollten dann auch bewusst einen Partner, der nicht aus der IT kommt, sondern einen, der die Dinge mit unserer Erfahrung und durch unsere Brille sieht, sprich: Projekt-Portfolio-Management aus der rein wirtschaftlichen Perspektive“, so Schläpfer weiter. Dabei gehe es primär darum, dass aus den Projektinvestitionen ein Nutzen realisiert werden soll, sei dies monetärer oder auch qualitativer Art. Und genau dieses Verständnis für das AXA Winterthur-Kerngeschäft habe amanit eindrucksvoll in der Präsentation gezeigt. Dazu kommt für Schläpfer noch ein anderes, genauso wichtiges Argument: „Alle Berater von amanit vertreten eine Linie, die für mich transparent und klar ist. Wir haben also einen Sparringspartner auf Augenhöhe, der uns – unabhängig vom Auftragsverhältnis und nur der Verantwortung des eigenen Jobs geschuldet – sagt, was er denkt. Und das war uns immens von Bedeutung.“

Im Zuge der strategische Führung und Ausrichtung der AXA Winterthur ging es für amanit nach der eigentlichen Einführung jetzt also um den Ausbau eines einheitlichen PPM-Instruments, mit dem das komplette Produkt-Portfolio über den gesamten Lebenszyklus gesteuert werden kann, also von der Projektauswahl aller Projekte (Produkte, IT, Organisation, Investitionen u.a.) über Repriorisierung, Portfoliosteuerung und Analyse bis hin zu Benefit Tracking. „Von der konkreten Anwendung her ist das PPM-Tool heute beim Projekt-Portfolio-Management und bei den Ressortkoordinatoren lokalisiert. Das bereits etablierte Projektmanagement-System liefert dabei den Großteil der Datenbasis für das PPM-Tool, sämtliche, projektrelevanten Daten bleiben aber im PM-System“, erläutert Daniel Schläpfer den applikationstechnischen Hintergrund des PPM-Projekts.

PPM bei AXA Winterthur heißt: die „richtigen“ Projekte lancieren und Transparenz über die Projektinvestitionen schaffen:

–          Wie hoch ist der gesamte „Return on our Investments“ (bei erfolgreichem Abschluss)?

–          Investieren wir passend (aus strategischer Perspektive)?

–          Wie hoch und wo sind wir Risiken ausgesetzt?

–          Bestehen Möglichkeiten, Projektinvestitionen zu reduzieren oder noch effizienter einzusetzen?

–          Investieren wir kompetitiv und marktorientiert?

–          Was sind die Auswirkungen auf die zukünftigen Kosten?

–          Sind unsere Prozesse umfassend und erlauben standardisiertes Arbeiten?

Im Rahmen der Portfolioplanung 2008 im Jahr 2007 entscheidet sich AXA Winterthur zunächst für ein Prototyping mit dem Portfolio Manager unter der Projektleitung durch das heutige amanit-Team. Dabei sollten Kennzahlen aufgebaut werden, eine Abbildung im System, regelmäßiger Datenimport aus dem PM-System, die Ausbildung der Mitarbeiter sowie die Begleitung bei der Portfoliobildung gewährleistet sein. Nach Einrichtung der Applikation konnte innerhalb von wenigen Tagen bereits eine Zeiteinsparung von über 2 bis 3 Wochen erreicht werden. Die Analysemöglichkeiten und Flexibilität erlaubte es zudem Portfoliovarianten mehrdimensional zu betrachten und die Entscheidungsprozesse mit neuen Perspektiven und Auswertungen optimal zu unterstützen. Mit Hilfe der Installation konnte das anfänglich geplante Portfolio Budget signifikant reduziert werden, der einhergehende Nutzen jedoch wurde massiv gesteigert.

„Die eigentliche PPM-Implementierung starteten wir im darauf folgenden Januar 2008. Und auf der Basis des erfolgreichen Prototyping wurde das PPM-Tool in nur drei Monaten implementiert und laufend um weitere Themen iterativ ergänzt. Fazit: Innerhalb von gerademal drei Monaten konnten wir die Gesamtapplikation implementieren, Daten migrieren, Projekte bereits verarbeiten und unserer Portfolio Management betreiben“, fasst Daniel Schläpfer das iterative Vorgehen und damit auch die Erfolgsgeschichte der PPM-Implementierung mit amanit zusammen.

Meilensteine der Einführung Primavera Portfolio Manager bei AXA Winterthur:

–          2008: Projektselektion inklusive strategischer Bewertungen, Projektstatus und Portfolioauswertungen (Korrektur der Portfolioausrichtung und Entscheidungen)

–          2009: Einführung des Benefit Trackings, Erhebung und Überwachung von Bereichs-Zielen und der damit verbundenen Projekte

–          2010: Ausbau zur Steuerung von Projektleiter Portfolien im Rahmen der Mitarbeiterbewertung und –Ausbildung. Optimierung der Portfoliostatusverfolgung und der zugehörigen prozessrelevanten Dokumente

Mit der Einführung des PPM-Tools hat AXA Winterthur heute eine sowohl strategisch als auch wirtschaftlich optimale Ausrichtung des Projekt Portfolios in einem sehr anspruchsvollen Marktumfeld erreicht. Das Management wird dabei zeitnah mit qualitativ hochwertigen Entscheidungsinformationen beliefert. “Innerhalb unseres AXA-Konzerns haben wir als AXA Winterthur heute sogar den Ruf, die für konzernweite, strategische Steuerung notwendigen Informationen hochwertig, ausführlich und schnell zu liefern“, freut sich Daniel Schläpfer über einen sehr positiven Nebeneffekt. Dazu komme eine hohe Akzeptanz innerhalb des Unternehmens durch eine unterstützende Arbeit des PPM-Teams im Bereich Business Case, Abweichung in Projekten und Einleiten entsprechender Maßnahmen. Schläpfers Fazit: „Die Prozesse sind durch die Softwareunterstützung verankert und werden aktiver gelebt. Wir haben zeitnah eine wesentlich höhere Transparenz. Und: Wir managen heute unser Portfolio in einer zuvor nie erreichten Qualität und sammeln nicht mehr nur Daten.“

Im Rahmen des durch das PPM-Tool ermöglichten Benefit Managements kann zudem jeder in der Portfolioverarbeitung involvierte Person der AXA Winterthur die Wertschöpfung der laufenden Projekte und damit auch Qualität und Umsetzungserfolg der Projekte auf einen Blick erkennen. Dazu Daniel Schläpfer: „Mit dem PPM-Tool steuern wir heute ganz transparent unser Projekt-Geschäft. In regelmässigen Abständen – basierend auf dem PPM-Tool – hinterfragen wir das Portfolio kritisch und justieren wenn notwendig, mit für alle Betroffenen nachvollziehbare Grössen, das Portfolio neu.“

Zusammenfassung und Ausblick: AXA Winterthur benutzt heute Projekt Portfolio Management als wesentliches Element der in 2006 gestarteten Strategieumsetzung; dabei ist PPM eng verzahnt mit Strategie-, Budget- und Ressourcenprozessen. Wesentlich für ein funktionierendes PPM ist dabei die Unterstützung des Top-Managements sowie eine hohe Datenqualität und Datentransparenz. „Aber auch die Regeln und Prozesse müssen verbindlich sein und konsequent angewendet werden. Nur das schafft Vertrauen und Akzeptanz in der Organisation“, ergänzt Daniel Schläpfer. Schließlich wurden alle mit Beginn des PPM-Projekts ehrgeizig gesteckten Ziele wie Reduktion des Investitionsvolumens, Erhöhung der Wertschöpfung, Reduktion der Projektkomplexität sowie die Umschichtung der Investitionen gemäß einer strategischen und kurzfristigen taktischen Stoßrichtung erreicht. Dazu nochmals Daniel Schläpfer: „amanit war und ist bei alledem eine wichtige Größe und für uns ein zuverlässiger und professioneller Dienstleistungspartner – in allen Belangen.“ Aufgrund dieses Erfolges in der Schweiz hat die amanit Unternehmensberatung 2010 auch den Zuschlag für die PPM-Implementierung in 12 Ländern der AXA Mediterranean & Latin American Region (MedLa) erhalten und auch bereits umgesetzt hat. In diesem Projekt tritt die amanit als kompletter Software- und Service-Provider auf: So stellt der PPM-Dienstleister die Software für die AXA MedLa 24/7 in einem professionellen Rechenzentrum bereit und somit auch sicher, dass der Zugriff aller Länder problemlos gewährleistet ist.

Literaturhinweis: Das Projekt ‚AXA Winterthur’, in; „Multiprojektmanagement: Projekte erfolgreich planen, vernetzen und steuern“. Autor: Gero Lomnitz (dritte, aktualisierte Auflage) Verlag Moderne Industrie, 2008.