„Brancherelevante Themen müssen nicht erst neu gelöst werden“
Der Software-Spezialist für die Planungs- und Baubranche, wiko Bausoftware, hat 2017 beim Düsseldorfer Architekturbüro RKW Architektur + das wiko-Projektcontrolling und die wiko-Personaleinsatzplanung sowie die Diamant-Finanzbuchhaltung mit Erfolg eingeführt.
RKW Architektur + stand im Jahr 2014 vor der großen Herausforderung, mit der bestehenden ERP-Software eine Migration auf eine völlig neue Technologie vornehmen zu müssen, weil die Versionssprünge dieser Lösung in den letzten Jahren immer größer wurden. „Das war zwangsläufig mit hohen Kosten verbunden, die fast einer Neuanschaffung entsprachen“, sagt Diplom-Kaufmann Dietmar Liebig, Geschäftsführender Gesellschafter von RKW Architektur +. Hinzu kam (fast) gleichzeitig, dass durch die Rechtsprechung auch eine neue Bilanzierung erforderlich wurde (siehe Kasten ‚Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen’).
Kasten: Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen
Die Finanzverwaltung hat ihre Auffassung zur Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen mit dem am 15. März 2016 veröffentlichten BMF-Schreiben revidiert. Damit hebt sie das dazu ergangene Schreiben vom 29. Juni 2015 auf. „Das ist ein gutes Signal für die Praxis. Gerade kleinere Betriebe hätten die rechtliche und buchhalterische Abgrenzung von Abschlagszahlungen und Vorschüssen kaum leisten können“, sagt Dr. Raoul Riedlinger, Präsident der Bundessteuerberaterkammer. „Wir sind erleichtert, dass die Urteilsgrundsätze des Bundesfinanzhofes nun nicht mehr auf Fallkonstellationen angewendet werden sollen, die im Urteil selbst gar nicht angelegt waren. Außerdem ist nun kein Grund mehr für ein weiteres Abweichen der Steuerbilanz von der Handelsbilanz gegeben.“ Mit Urteil vom 14. Mai 2014 (Az. VIII R 25/11, BStBl. II 2014, S. 968) hatte der Bundesfinanzhof entschieden, dass die Gewinnrealisierung bei Planungsleistungen eines Ingenieurs nicht erst mit der Abnahme oder Stellung der Honorarschlussrechnung eintritt, sondern bereits dann, wenn der Anspruch auf Abschlagszahlung entstanden ist. Die Finanzverwaltung hatte zunächst die Auffassung vertreten, dass die Urteilsgrundsätze nicht nur auf Abschlagszahlungen nach der HOAI anzuwenden sind, sondern darüber hinaus auch auf Abschlagszahlungen bei Werkverträgen nach § 632a BGB. Die Bundessteuerberaterkammer hatte mit Erfolg der Finanzverwaltung zahlreiche offene Fragen und Praxisprobleme vorgetragen, die sich bei der Umsetzung der nun wieder aufgehobenen Verwaltungsauffassung ergeben hätten.
Quelle: Bundessteuerberaterkammer
„Dies hatte natürlich erheblichen Einfluss bei unserer Entscheidung für eine neue Software-Lösung, die diese Rechtsprechung auch in den Funktionen abbilden sollte“, so Liebig. Ein dritter Punkt war, dass die bestehende Lösung nicht die notwendige Akzeptanz in den Projektteams gefunden hatte, „weil sie einfach zu kompliziert und zu komplex war“ (Liebig). Diese drei Punkte zusammen haben dazu geführt, dass sich RKW Architektur + nach Alternativen umschauen musste. Aufgrund guter Erfahrungen mit wiko Bausoftware suchte man erneut den Kontakt zu den IT-Experten für Planungsbüros, Projektentwickler und –steuerer. „In diesem Gesamtzusammenhang haben wir dann in 2016 vertiefende Gespräche mit wiko geführt“, sagt Liebig. Damit verband sich dann unmittelbar auch die Thematik, nicht nur ein neues Projektcontrolling einzuführen, sondern auch eine neue Finanzbuchhaltung: Bis dato hatte das Architekturbüro mit der ERP-Lösung alle Komponenten aus einer Hand.
„Ein starkes Argument für wiko war und ist die Tatsache, dass wiko in der Branche seit langem erfolgreich und anerkannt im Einsatz ist. Für die Branche relevante Themen müssen nicht erst neu gelöst werden, sondern sind zu einem großen Teil in der wiko-Lösung enthalten“, bringt Liebig die Entscheidung pro wiko auf den Punkt. „Obgleich jedes Unternehmen bestimmt gewisse individuelle Ausprägungsbedürfnisse hat, haben wir mit der Entscheidung pro wiko verbunden, dass wir unser tägliches Business nicht weiter erklären müssen und alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen.“ Dazu komme die zeitgemäße webbasierte Softwarearchitektur. “„Wir konnten also gänzlich auf die zeitraubenden und umständlichen Client-Installationen verzichten und können heute die Mitarbeiter an allen RKW-Standorten – und auch die Kollegen unterwegs – in das System einbinden. Die Lösung hat sich auch im internationalen Einsatz bestens bewährt und erfüllt zudem die aktuellen ergonomischen Standards, wie etwa die Barrierefreiheit“, so Liebig zu einigen Vorteilen der wiko-Gesamtlösung.
Kasten RKW Architektur +
RKW Architektur + ist seit 60 Jahren prägend an der Entwicklung zeitgenössischer Wohn- und Arbeitswelten beteiligt. Im Jahr 1950 von Helmut Rhode in Düsseldorf gegründet, wird das Büro heute von einer generationenübergreifenden Gemeinschaft aus neun Gesellschaftern geleitet. Von drei innerdeutschen Standorten aus – dem Hauptsitz in Düsseldorf sowie Büros in Leipzig und München – agieren die Architekten und Planer weltweit. Über 300 Mitarbeiter aus 25 Nationen bilden einen lebendigen Mikrokosmos persönlicher Ressourcen und fachlicher Kompetenzen, der uns eng mit gesellschaftlichen Entwicklungen und den zeitgemäßen Anforderungen an die Architektur vernetzt. Das Unternehmen ist in allen Feldern der Architektur, Innenarchitektur und des Städtebaus tätig. Das Spektrum umfasst Büro- und Verwaltungsbauten, Hochhäuser, Shopping Center, Warenhäuser und Wohnungsbau genauso wie Nutzungskonzeptionen, Produktentwicklung, Produktdesign und Generalplanung. RKW Architektur + gilt als eines der erfolgreichsten deutschen Architekturbüros. Von unserem Einfluss auf den Charakter der Architektur zeugen über 100 Preise in nationalen und internationalen Wettbewerben, darunter mehr als 50 erste Preise und zahlreiche Preise für vorbildliche Bauten.
Genau in der Findungsphase von RKW Architektur + führte wiko Gespräche mit Diamant Software, einem IT-Spezialisten für Rechnungswesensoftware. Das Ziel dieser Unterredungen war eine Kooperation zwischen den IT-Unternehmen. Im Jahr 2016 wurde dieser Kooperation beschlossen – und damit auch die Frage des Datenaustausches zwischen den beiden Systemen geklärt. „Das war ein sehr entscheidender Punkt für uns damals – auch im Hinblick darauf, dass wir auf die offenen Fragen aus dem BFH-Urteil auch eine passende Antwort haben müssen und der Datenaustausch zwischen Finanzbuchhaltung und Projektcontrolling auf Projekt- und Leistungsphasenebene sichergestellt war“, beschreibt Liebig die Situation, bevor das BFH-Urteil gekippt wurde. Unabhängig davon stand bei der Datenübernahme die Frage im Raum, kann die Vielzahl bestehender Projekte in das neue wiko-System übernommen werden? Diese Frage wurde ebenfalls von wiko positiv beantwortet. Die ersten konkreten Schritte hin zur neuen Projektcontrolling-Lösung inklusive Diamant-Finanzbuchhaltung wurden dann im Juli 2016 mit einem konkreten Angebot von wiko gemacht, gefolgt von der Vertragsunterzeichnung im August desselben Jahres. Nach den Workshops wurde schließlich im Oktober 2016 mit der Implementierung begonnen.
„Im Januar 2017 sind wir mit wiko und Diamant live gegangen, nachdem zum Jahreswechsel im laufenden Betrieb die Datenübernahme aus dem Alt-System in das neue Projektcontrolling erfolgreich über die Bühne ging“, so Dietmar Liebig. Dazu kam noch der ebenso erfolgreiche Schritt des Datenaustauschs, der Datenübernahme und der damit verbundene Schnittstellenthematik zwischen wiko und Diamant.
„Quasi wie ein Prototyp haben wir als Pilotkunde gemeinsam mit den IT-Experten von wiko die Thematik ‚Einführung einer neuen Software mit wiko und Diamant’ einschließlich der Datenübernahme und Datenaustauschs zwischen den neuen Systemen mit Erfolg gestemmt“, fasst Liebig das Pilot-Projekt zusammen. Im Frühjahr 2017 noch offene Punkte wurden von wiko aufgenommen und unmittelbar in eine entsprechende Lösung überführt – auch Fibu-bezogene Themen mit Auswirkungen auf wiko.
In wiko werden heute die Zeiten erfasst und die Projekte angelegt. Das beinhaltet auch die Mitarbeitereinsatzplanung, also die Auslastungsplanung, die Pflege der Leistungsstände sowie die Erfassung der Umsatzprognose. Die Verbindung zwischen der Diamant-FiBu und wiko besteht in den Stammdaten und im Austausch zwischen Bewegungsdaten hinsichtlich Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung sowie Eingangs- und Ausgangszahlungen. „Das sind die Hauptinformationen, die zwischen beiden Systemen hin- und hergehen. Der Leistungsstand eines Projektes auf Leistungsphase oder auf Stufenebene berührt die Buchhaltung nicht. Das ist mehr eine Frage der Ermittlung der unfertigen Leistungen, die handelsrechtlich auch zu bewerten sind“, berichtet Liebig weiter. Geschäftsführung und die Projektverantwortlichen bei RKW Architektur + sehen also genau, wo ein Projekt steht, wie es budgetiert ist und wo die Schwachstellen liegen.
Dietmar Liebig hat mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) schon die nächste Büro-Lösung vor Augen, die er bei RKW Architektur + einführen möchte. Dafür würde sich ebenfalls eine wiko-Lösung anbieten, die sich dank des modularen Aufbaus des wiko-Gesamtsystems problemlos in die bestehende wiko-Installation integrieren ließe. Über wiko DMS lassen sich Eingangs- und Ausgangsrechnungen elektronisch archivieren und ablegen. Zudem ermöglicht das browserbasierte Dokumentenmanagement über Zugriffsrechte allen Mitarbeitern immer und überall Zugriff auf die Dokumente. Die Ablage von Rechnungen, Planunterlagen, E-Mails, Fotos und Berichten sowie das Erstellen von Serienbriefen, Protokollen oder Berichten mittels Vorlagen sind nur ein Teil der Möglichkeiten des DMS.