Gastbeitrag von Herbert Parnreiter, Geschäftsführer Industrie Informatik, Linz (A)
Ein ERP-System bildet das (Daten)-Fundament eines Industrieunternehmens. Doch im situativen Tagesgeschäft der Produktion – also beim Thema Feinplanung – ist es fast immer überfordert. Hier ist ein modernes Manufacturing Execution System (MES) notwendig, mit dem durch vollständige und korrekte Ist-Daten die Planungsqualität kontinuierlich verbessert wird. Aber nach welchen Kriterien soll unter den vielen Anbietern und Lösungen das richtige MES gefunden werden? Der im Folgenden skizzierte Ansatz für eine erfolgreiche Auswahl basiert auf einem mehrstufigen Vorgehen und liegt zwischen den tausend Kriterien umfangreicher Fragenkataloge sowie der persönlichen Einschätzung des Autors.
Abbildung 1:
Überschätzt: Der Funktionsumfang einer Lösung ist nur eine von vielen Einflussgrößen, die jedoch bei Entscheidungen meist erheblich überschätzt wird. Andere Faktoren werden dagegen häufig zu wenig berücksichtigt.
1. Vorbereitung und Grobdefinition
In dieser Phase geht es um die Definition von Zielen, Muss-Kriterien bzw. Ausschließlichkeiten und um das Erheben realistischer Kostenrahmen, im Wesentlichen also auch darum, ob das Projekt grundsätzlich weiter verfolgt wird. Bewährt haben sich Ansätze, Ziele in unmittelbar monetär wirksame und indirekt wirksame zu teilen, dies erleichtert auch die Amortisationsrechnung der MES-Einführung. Monetäre Ziele sind beispielsweise die Reduktion der Rüstzeiten und die Senkung des Work In Progress durch Verkürzung der Durchlaufzeiten. Indirekt wirken etwa die Verbesserung der Marktchancen durch kürzere Lieferzeiten sowie Fehlervermeidung.
1.a Festlegen von Ausschließlichkeiten
Unnötiger Evaluierungsaufwand sollte tunlichst vermieden, dafür aber jene Punkte vorab und klar definiert werden, die für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche Muss- oder K.O.-Kriterien darstellen. Folgende Fragen sollten gestellt werden:
- An die Geschäftsführung: Gibt es Unternehmen, die prinzipiell ausscheiden, wie zum Beispiel outgesourcte IT-Unternehmen eines Mitbewerbers?
- An die IT-Abteilung: Gibt es Betriebssysteme, Datenbanken und Technologien, die grundsätzlich nicht in Frage kommen?
- An den Einkauf und die Fachabteilung: Sind Größe, Alter und geografische Entfernung des Anbieters K.O.-Kriterien?
1.b Ermitteln eines Kostenrahmens
Man sollte sich hier schnellstens einen Überblick über die Leistungsfähigkeit moderner MES-Lösungen verschaffen, einerseits um nichts Unrealistisches zu verlangen, andererseits um bisher nicht gesehene Potenziale zu erkennen. Wesentliche Funktionalitäten sind hier abzugrenzen, noch ohne auf Details einzugehen. Ernsthafte Anbieter werden darauf hinweisen, dass erfahrungsgemäß in einer Feinspezifikation Zusatzanforderungen auftreten, die Zusatzkosten bedingen. Auch Schulungsaufwände werden unterschiedlich kalkuliert, meist am unteren Limit. Für ein realistisches Budget sollten mindestens 25 Prozent Reserve berücksichtigt werden.
2. Vorauswahl der Anbieter
Da am Ende dieser Phase möglichst nur ein präferierter Projektpartner übrig bleiben sollte, ist nun eine detaillierte Prüfung von Produkt und Partner angebracht. Die Evaluierung des am besten geeigneten Produktes soll zwei Teile umfassen: Die Erfüllung der erforderlichen Funktionalität ist dabei ein wesentlicher Bestandteil. In der Regel weiß hier die betreffende Fachabteilung gut Bescheid und hat oft relativ konkrete Vorstellungen. Andererseits ist die Funktionalität bei den führenden MES-Anbietern ähnlich hoch, es gilt also schon, die betrieblichen Spezifika entsprechend abzuprüfen.
So ergab eine Untersuchung von Gartner, dass zum Kaufzeitpunkt die Funktionalität zu rund 80 Prozent im Vordergrund stand, die Strategie – bestehend aus Beurteilung von Lieferant und Technologie – jedoch nur eine untergeordnete Rolle spielte; nach drei Jahren Einsatzdauer der Lösung hielt sich beides die Waage und bereits nach vier Jahren überwogen eindeutig die strategischen Faktoren. Releasefähigkeit und Betriebssystemkompatibilität nach fünf Jahren sind nun mal wichtiger als ein marginaler Unterschied beim Funktionsumfang.
Abbildung 2:
Meinungswechsel: Steht am Anfang noch der Funktionsumfang einer Lösung im Vordergrund, sind es bereits nach vier Jahren eindeutig strategische Dinge wie Releasefähigkeit oder Betriebssystemkompatibilität.
Folgende strategische Faktoren sollten auf jeden Fall beachtet und gewichtet werden:
- Einhaltung weltweiter IT-Standards!
- Integrationsfähigkeit und Schnittstellen in die bestehende ERP-Welt!
- Individualisierung und Releasefähigkeit des Systems!
Abbildung 3:
Spannungsfeld: Je individueller das System wird, desto schwieriger wird der Releasewechsel.
Neben (Referenz-)Kunden des potenziellen Software-Lieferanten als Informationsquelle gibt es auch einige Hardfacts, wie etwa die finanzielle Solidität des Anbieters, die sich relativ leicht feststellen lassen. Trotzdem ist es erstaunlich, wie viele Unternehmen hochverschuldete Lieferanten mit strategischen IT-Projekten beauftragen und dann Schiffbruch erleiden. Folgende Fragen an den neuen Partner können helfen, diese unangenehme Situation zu vermeiden:
- Wo wird Ihr Unternehmen in drei Jahren stehen?
- Wie lange sind unsere möglichen Projektbetreuer schon im Unternehmen?
- Wie ist die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter?
- Welchen Anteil am Jahresumsatz hätte unser Projekt?
- Ist der Partner Hersteller der Lösung oder Vertriebspartner?
3. Feinspezifikation und Endauswahl
Wurde noch kein Projektpartner gefunden, können in einem nächsten Schritt Einblicke in die Programm-Dokumentation und in das Pflichtenheft eines ähnlichen Projektes der noch in Frage kommenden Anbieter sehr aufschlussreich sein. Weiter sollte in dieser Phase auch das mögliche Projektteam – und die Referenzen dieser Mitarbeiter – vom MES-Anbieter benannt und vorgestellt werden. Vor den nächsten Schritten sollte die Entscheidung für einen Partner getroffen worden sein. Es folgt nun die gemeinsame, kostenpflichtige Erstellung eines Pflichtenheftes – ein Ausstieg aus dem Projekt bei unerwarteten Problemen sollte aber hier noch immer möglich sein. Parallel zum Pflichtenheft – oder als nächster Schritt – kann eine Pilotinstallation durchgeführt werden, mit dem Ziel, das Gesamtsystem räumlich und zeitlich begrenzt zu testen. Auch hier sollte immer noch ein Ausstieg aus dem Projekt vertraglich vereinbart werden.
Ein Vorgehen welches die genannten Punkte in Betracht zieht, erhöht für jedes Unternehmen die Chance auf einen langfristigen Erfolg der MES-Projekteinführung und sollte daher bei der Entscheidungsfindung soweit wie möglich berücksichtigt werden.