Dezentralisierung und Skalierung der Digitalisierungsvorhaben in Sachsen
Ende 2019 entschied sich die ‚Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung’ (SAKD) auf Basis einer durchgeführten Studie für den Aufbau einer technologieunabhängigen Datendrehscheibe zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und des Masterplans ‚Digitale Verwaltung’ als Teil des Koalitionsvertrages in Sachsen. Die Anforderungen an die Datendrehscheibe umfassten Konfigurierbarkeit, Standardisierung und Nachnutzung, DMS-Integration, Prozess- und Datenqualität, Genehmigungsverfahren, Flexibilität in den Betriebsstrukturen, Verfahrens-Controlling, verteilte Entwicklungsverantwortung durch beauftragte Dienstleister, Vertrags- und Nutzungsbedingungen zu den Komponenten und Lösungen sowie Investitionsschutz und –sicherung.
Das Projekt im Überblick
Im Sommer 2020 kamen die Dresdner SQL Projekt AG und die sächsische kommunale IT-Gesellschaft Komm24 GmbH zusammen, um über die weitere Entwicklung und Migration der bisherigen Antragsplattform der Online-Gewerbemeldung auf amt24.sachsen.de zu beratschlagen. Nach intensiver Studie der bisherigen Ergebnisse und technischen Umsetzung beschlossen die Verantwortlichen, dass der Antrag und die dahinter liegende Integration technisch völlig neu entwickelt werden soll. Als fachliche Basis dienten die bisherigen Erfahrungen und Umsetzungen seitens der ‚Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung’ (SAKD).
Auf der technischen Seite startete das Projekt auf der ‚grünen Wiese’. Federführend erarbeitete SQL den technischen XÖV-Standard für die XGewerbeanzeige. Zum Start der Entwicklung stand man vor der Herausforderung, dass der Standard in Version 2.1 aktiv umgesetzt wurden musste, jedoch im späteren Verlauf das Release auf Version 2.2 zum 01.11.2020 ebenfalls Berücksichtigung finden musste. Auf Grund der geringen Vorlaufzeit im Projekt wurden sowohl die Neuentwicklung als auch die Release-Entwicklung zeitgleich und agil von SQL auf Basis des Intgerationsservers Transconnect übernommen.
Am Ende stand ein Produkt, welches heute produktiv über amt24.sachsen.de allen Kommunen im Freistaat Sachsen zur Verfügung steht und alle Arten von Gewerbeanzeigen abdecken kann. Die händische Eingabe in den Kommunen entfällt, da alle Daten medienbruchfrei in die Fachverfahren gespielt werden können. So haben Unternehmer die Möglichkeit, rund um die Uhr Gewerbeanzeigen bei der zuständigen Behörde einzureichen und der Sachbearbeiter in der Kommune kann sich der Kontrolle der Anzeigen widmen und noch mehr wertschöpfend im Fachamt tätig werden.
Low-Code-Ansatz mit Transconnect
Als Basiskomponente entschied sich die SAKD nach einer Evaluierung für den Abschluss eines Rahmenvertrages zur Business Integration Platform Transconnect von SQL. „Ein wichtiger Punkt bei dieser Entscheidungsfindung war die Fähigkeit von Transconnect, über reine Konfigurationsarbeit (Low-Code-Ansatz) auf Basis von offenen Standards wie XML, XSLT oder JSON eine Laufzeitumgebung für Verwaltungsprozesse (eGOV) zu realisieren, ohne dabei ein ‚Vendor Lock In’ zu erhalten, also in die wirtschaftliche Abhängigkeit des IT-Anbieters zu geraten“, sagt Daniel Donow, OZG-Projektleiter, Komm24. Die bedeutet, dass die auf Basis von Transconnect umgesetzte Laufzeitumgebung eGOV mit wenig Aufwand auf eine andere Middleware umgezogen werden kann. „Andere Low-Code-Plattformen bieten zwar für einfache Integrationen visuelle Modellierungen an, wird es aber komplexer, muss meist produktspezifisch programmiert werden“, so Donow weiter. Beide Ebenen – die visuelle wie die programmierte – lassen sich dann nur schwer auf andere Middleware-Produkte transferieren. Transconnect habe den Low-Code-Ansatz im Vergleich zu anderen Middleware-Produkten „sehr weit entwickelt und erreicht damit Komplexitätsstufen der Integration, bei denen andere schon echte Programmierung erfordern“ (Donow).
Standardisierte Digitalisierung aller Prozesse
Ein weiterer ausschlaggebender Punkt für Transconnect war das Konzept der Trennung von Protokoll-Adaptern und Fachadaptern. Protokoll-Adapter besorgen auf Basis von Standard-Protokollen lediglich die Daten für die Verarbeitung und liefern diese nach der Verarbeitung bei den Zielsystemen ab. Die im Standard vorhandenen Protokoll-Adapter decken umfassend alle Anforderungen der Kommunen und Landkreise ab. Fachadapter bilden die fachlichen Spezifika der Datenstrukturen ab und ermöglichen die Transformation und Verarbeitung der Daten. Mittels Fachadapter werden Antragsassistenten und Fachverfahren an die Datendrehscheibe angebunden. Die Entkopplung von Protokoll- und Fachadaptern ermöglicht die stark vereinfachte Entwicklung und Bereitstellung von spezifischen Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen in den Behörden durch deren Dienstleister und Fachverfahrensanbieter. Die Kenntnis von offenen Standards reicht dafür aus. Tiefe Kenntnisse von Transconnect sind nicht erforderlich.
Das wiederum ermöglicht die Dezentralisierung und Skalierung der Digitalisierungsvorhaben in Sachsen. Ziel der SAKD war die möglichst standardisierte Digitalisierung aller Prozesse der kommunalen Selbstverwaltung in Sachsen. Dabei sind die Abläufe für die Bearbeitung von Anträgen gesetzlich vorgegeben. „So ist für die Anmeldung eines Hundes immer das Finanzamt zu involvieren und je nach konkretem Antrag das Sozialamt (Blindenhund), die Polizei (Kampfhund) und weitere Behörden“, weiß Projektleiter Daniel Donow. Um diese Abläufe middlewareunabhängig und auch unabhängig von den konkreten Behörden zu modellieren und ausführen zu können, wurde eGOV als Aufsatz auf Transconnect entwickelt. Innerhalb von eGOV sind die Abläufe standardisiert und gesetzteskonform modelliert (vergleichbar mit zentralen Vorlagen und Templates). Aufgrund der kommunalen Selbstverwaltung sind die für die Bearbeitung von Anträgen zu involvierenden Behörden (Kommunikationspartner) jedoch abhängig von Kommune und Landkreis jeweils andere. Diese unterschiedlichen Kommunikationspartner können innerhalb eGOV durch eine Konfiguration pro Kommune und Landkreis spezifiziert und auch flexibel geändert werden.
Ein Monitoring-Dashboard ermöglicht allen Verfahrensbeteiligten – sowohl dem Betreiber Lecos als auch den Kommunen und Landkreisen – das technische und fachliche Controlling der Abläufe. Laufzeiten und Antwortzeiten für Anträge sind somit objektiv messbar, was wiederum die Basis für Service-Qualität gegenüber den sächsischen Bürgern ist.
Implementierung in Zeiten der Pandemie
Die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten lief – vor allen wegen der aktuellen Pandemie-Situation – zumeist virtuell ab. In wöchentlichen Jour Fix-Terminen wurden die Projekte und aktuellen Stände ausgewertet, analysiert und die nächsten Meilensteine festgelegt. Immer mehr traten hier Chat- und Videokonferenz-Tools in den Vordergrund, die die Bearbeitung der technisch mitunter sehr anspruchsvollen Themen dynamisch unterstützt haben. „So war es trotz der räumlichen Distanz möglich, zeitgleich mit mehreren Mitarbeitern intensiv an einem Problem zu arbeiten und letztendlich die Lösung schnell herbeizuführen“, berichtet Daniel Donow. Auch die Aufteilung in fest definierte Projektgruppen mit technischer und fachlicher Expertise habe das Vorankommen in der Entwicklung der OZG-Lösungen einfach und lösungsorientiert gemacht.
Die SAKD ist heute dank Transconnect von SQL in der Lage, agil und sehr schnell auf sich verändernde Rahmenbedingungen zu reagieren. Des Weiteren ist es möglich, die festen Datenstrukturen zu durchbrechen und einen Output für Dritte zu bieten. So können zum einen Standards bedient, als auch die individuellen Lösungen der einzelnen Kommunen abgebildet werden. „Als zentraler Integrationsdienst erlaubt es Transconnect auch, fachübergreifend Themen zu bearbeiten und komplexe Zusammenhänge für Verfahren nutzbar zu machen“, erläutert Donow. Transconnect bietet zudem die Möglichkeit, alle IT-Verfahren anzubinden. Damit sind auch die Weichen gestellt, um mit Dritten in die Konsolidierung zu treten und bisher nicht angeschlossene IT-Lösung an Transconnect anzubinden. Heute nutzen 60 sächsische Kommunen mit insgesamt 120 Onlineantragsassistenten das neue Lösungs-Paket für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und der damit verbundenen erforderlichen Digitalisierungsmaßnahmen.
Standardisierung sorgt für deutliche Kostenvorteile
Mit diesem Projekt hat die SAKD gemeinsam mit Komm24 und SQL eine Datendrehscheibe auf Basis von Transconnect mit eGOV geschaffen, die der kommunalen Selbstverwaltung zum einen Rechung trägt, andererseits dennoch durch Standardisierung deutliche Kostenvorteile bietet und die sachsenweite gesetzeskonforme Umsetzung von digitalen Verwaltungsabläufen ermöglicht. Die Nutzung von offenen Standards ermöglicht die Skalierung der Entwicklungsleistungen auf mehrere IT-Partner und damit eine schnellere Umsetzung des OZG und des Masterplans ‚Digitale Verwaltung’. „Das technische und fachliche Know-how der SQL Projekt AG unterstützt uns sehr in der Umsetzung der OZG-Leistungen und wir profitieren in dieser Partnerschaft voneinander“, bilanziert Daniel Donow. Sowohl die Projektkommunikation als auch die technische Umsetzung der Projekte erfolge heute sehr agil und passend zur Situation auch fachübergreifend, um die Lösungen schnellstmöglich auf die ‚digitale Autobahn’ zu bringen.