Seit über 20 Jahren plant und realisiert die Kovacic Ingenieure GmbH, Sigmaringen, Bauprojekte in den Bereichen Siedlungswasserwirtschaft, Verkehrsanlagen und Ingenieurbauwerke. Geographische Informationssysteme und die Ingenieurvermessung runden die Dienstleistungen um das Thema ‚Planen und Bauen’ ab. Um künftig die kompletten Projektabläufe inklusive Rechnungsstellung auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) noch besser zu managen, transparenter zu machen und um Kunden schnell und zuverlässig Auskunft zum aktuellen Stand ihrer Projekte zu ermöglichen, setzt Kovacic seit kurzem auf wiko. Mit der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung für Projektcontrolling und Büroorganisation in Ingenieurbüros der wiko Bausoftware GmbH, Freiburg, lassen sich Projekte wirtschaftlich und effizient steuern. Neben dem Projekt-Controlling und der Projektsteuerung stehen Module für Personalplanung, Leistungserfassung, Büroorganisation und Unternehmensplanung sowie Schnittstellen zu Finanz- und Office-Lösungen zur Verfügung. wiko ist modular aufgebaut und für diverse Bürogrößen geeignet. Dank flexibler Vorlagen lassen sich Projekte mit nur einem Klick anlegen. Dokumentierte Projektinformationen dienen im Wettbewerb als wertvolle Erfahrungswerte. Mit dem leistungsfähigen Reportingtool lassen sich individuelle Reports in Minuten erstellen.
Dipl. Ing. (FH) Jürgen Schwochow, Geschäftsführer Kovacic Ingenieure GmbH, zur Entscheidung für wiko und zur Ablösung des Altsystems:
„Wir hatten davor ein System zur Projekt- und Kostenkontrolle im Einsatz, das aber keine wirklich integrierte Lösung darstellte und das wir lediglich zur Stundenerfassung und Nachkalkulation nutzten. Zudem hatten wir inklusive Altsystem drei Instrumente im Einsatz, so dass wir drei Datensätze parallel pflegen mussten: das war weder zukunftsfähig noch besonders wirtschaftlich.“ Im Zuge einer Marktsondierung stieß man dann schnell auf wiko, „das uns aufgrund seiner absoluten Praxisorientierung und Praxistauglichkeit, der integrierten HOAI und der Möglichkeit der degressiven Honorarberechnung schnell überzeugt hat“ (Schwochow). In der sogenannten degressiven Honorarberechnung sieht Schwochow gar ein Alleinstellungsmerkmal der Lösung: „Bei uns ist es gängige Praxis, dass wir Honorarrechnungen teilweise aus der Gesamtsumme berechnen müssen, sprich: wir rechnen nicht in Bezug auf Einzelobjekte wie Verkehrsanlagen oder Kanalarbeiten ab, sondern auf Basis der Gesamtsumme eines Auftraggebers. Dies war bei allen gesichteten Lösungen mit Ausnahme von wiko so nicht machbar.“ So erfüllt wiko einerseits auch die für Kovacic verbindlichen, gesetzlichen HOAI-Vorgaben, ist aber andererseits sehr flexibel und lässt Platz für individuelle Besonderheiten in der täglichen (Abrechnungs)-Praxis, oder wie Jürgen Schwochow es formuliert: „wiko ist aus der Praxis für die Praxis entwickelt und wir sind als Anwender nicht der Sklave der Lösung, sondern ihr Herr.“ Zusammengefasst lässt sich die Entscheidung pro wiko wie folgt formulieren: Zum einen passt die integrierte HOAI-Komponente bestens für die Ansprüche bei Kovacic, zum anderen hat man mit wiko ein hervorragendes Tool für Projektcontrolling mit einer einheitlichen Datenbasis, hat eine durchgängige Projektstruktur und kommt über die Gesamtprojektübersicht direkt zur Kostenübersicht. In der Kostenübersicht wiederum sieht man auf einen Blick Über- oder Unterdeckung und kann dann gegebenenfalls sofort und per Knopfdruck Rechnungen stellen. Gerade der letzte Aspekt ist bei mittleren und kleineren Ingenieurbüros wie Kovacic mit vielen kleinen Projekten, darunter auch reine Beratungs- und Dienstleistungsprojekte, in Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Liquidität von größter Bedeutung.
Im Rahmen der wiko-Einführung und Ablösung der Altsysteme Ende 2007, Anfang 2008 mussten auch die Altdaten aus drei Datenquellen übernommen werden, dazu Jürgen Schwochow. „Der komplette Umstieg auf wiko und die komplexe Datenübernahme mit Stundenübernahme der letzten 10 bis 12 Jahre liefen super und dauerten bis zur ersten Rechnungsstellung aus dem neuen System heraus gerade mal etwas mehr als einen Monat.“ Die einzelnen aktiven Projekte wurden mit Projektnummer und –namen sofort aus dem Altsystem per Mausklick in wiko übernommen. Auf laufende Projekte wurde dann innerhalb von einer Woche von allen Mitarbeitern bereits auch in wiko gebucht. „Vor wiko wurden die Stunden im Sekretariat eingepflegt, heute bucht jede Mitarbeiter seine Stunden selbst, was wiederum eine Kostenersparnis bedeutet.“ Dazu kommt, dass die Verantwortlichen tagesaktuell den Leistungsstand in jedem Projekt einsehen, auf Engpässe, Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten schneller und zielgerichteter reagieren und Fehlerquellen identifizieren können.
Bei Kovacic nutzen heute alle 18 Mitarbeiter sämtliche Funktionen des Projektcontrolling und der Projektauftragsbearbeitung von wiko inklusive Kostenkontrolle, Zeit- und Aufwandserfassung, Leistungsstandspflege, Abschlagsforderungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen, offene Posten und Mahnwesen sowie Dokumentenverwaltung, Jürgen Schwochow erläutert den letzten Punkt: „Die Suche nach Projektinformationen und Dokumenten erfordert sehr viel Zeit und verursacht damit immer hohe Kosten. Mit der projekt- und nichtprojektbezogenen Dokumentenverwaltung von wiko sind hier erhebliche Einsparungen und Vereinfachungen erreicht worden.“ Dank wiko ist die komplette Büroorganisation und Projektverwaltung bei Kovacic effizienter und effektiver geworden; für im Programm einmal angelegte Projekte können Angebote auf Basis der HOAI schneller, präziser gemacht und entsprechende Rechnungen einfacher und auch schneller bearbeitet werden. Für Jürgen Schwochow erfüllt wiko noch eine sehr wichtige Aufgabe: „Wir nutzen wiko auch als Management Informationssystem (MIS), und Ende 2008, also ein Jahr nach Echtstart, haben wir dann die ersten echten Unternehmenskennzahlen, die uns wiederum als Planungsgrundlage für die Zukunft dienen können.“ wiko bildet heute die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Sichtweise aller Projekte. Und man kann davon ausgehen, dass Kovacic in naher Zukunft einen großen Teil des Unternehmens mit wiko steuern wird. Jürgen Schwochow fasst die wichtigsten, positiven Veränderungen seit der Einführung von wiko zusammen: „Wir können verschiedene Auftraggeber in einem Projekt flexibel handhaben und jederzeit identifizieren; weiter haben wir die Möglichkeit einer wesentlich bessere Auswertung der einzelnen Projekte und einer schnelleren Rechnungsstellung. Aufgrund dieser zeitnahen Rechnungsstellung hat sich unsere Liquidität gegenüber den Vorjahren deutlich verbessert. Dazu kommt, dass wir mit wiko auch auf dem Weg zu einem optimierten Qualitätsmanagement sind. Fakt ist auch: Die ganze Kommunikation rund um ein Projekt läuft über diese Projektcontrolling-Lösung und reduziert damit unseren Verwaltungsaufwand. Dank Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung kommt noch einmal eine Zeitersparnis dazu, so dass wir alle hier im Büro schlicht und einfach mehr Zeit für produktive, wertschöpfende Tätigkeiten haben.“
Der Lösungsanwender: Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure
Das Ingenieurbüro für Bauwesen Fritz Kovacic wurde 1985 gegründet und firmiert seit 2005 unter Kovacic Ingenieure GmbH – Beratende Ingenieure. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sigmaringen beschäftigt 18 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, darunter Diplom-Ingenieure, Techniker sowie Technische Zeichner.
Das Leistungsbild umfasst neben der Beratung und Planung auch die Bauabwicklung und die Projektsteuerung für die staatliche Bauverwaltung, Kommunen und die Privatindustrie. Die Ingenieurtätigkeit erstreckt sich von der Voruntersuchung bis zur baureifen Planung. Ausschreibung, Bauüberwachung, Oberleitung und Bauabrechnung schließen sich nahtlos an. Im Land Thüringen und Sachsen ist Kovacic mit dem Büro Kovacic & Partner GmbH in Langenwetzendorf im Landkreis Greiz vertreten.
Der Lösungsanbieter: wiko Bausoftware GmbH
Die wiko Bausoftware GmbH ist 2009 aus dem Baubereich der 3pleP Development GmbH und der APSIS AnwenderZentrum GmbH entstanden. Die Experten von wiko verfügen über mehr als 24 Jahre Erfahrung im Bereich betriebswirtschaftlicher Software für die Baubranche. Insgesamt vertrauen heute mehr als 600 Kunden und über 25.000 Anwendern den Produkten der wiko Bausoftware GmbH, darunter große Büros wie Bilfinger Berger und Grontmij A&T GmbH, öffentliche Bauverwaltungen wie der Landesbetrieb LBB Rheinland-Pfalz oder die Hochbauverwaltung Sachsen-Anhalt und mittlere Planungsbüros, wie beispielsweise die Kovacic Ingenieure aus Sigmaringen oder die bsi Ingenieurgesellschaft Dresden.